Déroulé d'un projet
On distingue deux principaux types de projets.
- les projets standards, qui couvrent l’intégralité du cycle de vie des documents, de la sélection des documents physiques et de leur signalement, jusqu’à la diffusion et à l'archivage des reproductions numériques ;
- les reprises de passif, qui visent à intégrer des documents déjà numérisés dans NumaHop, sans passer par une phase de numérisation physique, pour permettre une structuration, un contrôle, une diffusion et le cas échant un archivage, pour en faire un ensemble cohérent.
Le déroulé de ces projets types détaillé ci-dessous reposent d'abord sur le parametrage des configurations de NumaHop, puis sur l'enchaînement des étapes d'un worflow.
- les étapes de configuration peuvent être effectuées dans n'importe quel ordre, à condition que le workflow n’ait pas été démarré au niveau d'un lot ;
- le démarrage d'un worflow impose le respect strict des étapes successives qu'il définit.
La différence fondamentale entre les projets standards et les projets de reprise de passif concerne les unités documentaires, et se configure dans la selection du type de lot (Physique ou Numérique).
Par ailleurs, dans le cas de projets standards, les unités documentaires sont importées et rattachées à un lot, alors que dans le cas de reprises de passif, les unités documentaires sont générées automatiquement à la livraison, à partir de lots vides.
Projets standards
Configurations préalables
Les configurations préalables doivent être réalisées par un administrateur. Elles sont identiques à celles d'un projet de reprise de passif.
- Configurations d'un workflow dédié : Workflows ;
- Création des utilisateurs impliqués dans le projet : Gestion des Utilisateurs ;
- Création des groupes de workflow réunissants les différents acteurs du projet : Gestion des Groupes ;
- Configuration des contrôles : Configuration des contrôles .
L'administrateur doit s'assurer que l'affectation de l'utilisateur à un groupe de workflow soit cohérente avec son profil d'utilisateur Gestion des Profils .
Parametrages des projets et lots
Les parametrages des projets et lots peuvent être réalisés aussi bien par un administrateurs que par un utilisateur.
Le type de lot d'un projet standard sera Physique.
Le rattachement du lot au projet de numérisation peut se faire soit au moment de la création du lot, soit a posteriori si le projet est créé après le lot. Il est possible de redéfinir au niveau du lot les informations qui n'ont pas été ou qui ne doivent pas être hérités du projet, et nécessaires au bon déroulement du lot en question.
Si le projet le permet, il est préférable de créer le projet avant le lot, pour garantir l'héritage des informations renseignées dans le projet au niveau du lot, parmi lesquelles ont trouve les mentions du prestataire de numérisation, du workflow, du serveur de livraison, des contrôles, et des configurations de diffusion et d'archivage.
Import des unités documentaires
- Import des notices et création des unités documentaires : Imports ;
- Association des unités documentaires aux lots le cas échéant Unités documentaires ;
Dans la mesure du possible, il est conseillé d'importer ou de créer les unités documentaires après la création des lots et des projets, pour faciliter le rattachement des unités documentaires aux dits projets et lots au moment de l'import, et ainsi éviter une étape de rattachement manuelle.
Etapes du workflow
Après le parametrage des configurations, la création du projet et du lot, puis de l'import des unités documentaires, le workflow doit être démarré depuis le lot.
Tant que le workflow d'un lot n'est pas démaré, il sera impossible de lui attribuer une livraison.
| Étapes | Type | Description | Validation de l'étape |
|---|---|---|---|
| Génération du bordereau | 🔵 Facultatif | À définir. | |
| Validation des constats d'état | 🔵 Facultatif | Réalisation du constat d'état initial (hors workflow) et validation de ce constat d'état. | en haut à droite dans le constat d'état. |
| Validation bordereau et constat d'état par le prestataire | 🔵 Facultatif | Réalisation d'un constat d'état par le prestataire à réception du document et validation de ce constat d'état. | en haut à droite dans le constat d'état. |
| Réalisation d'un constat d'état avant numérisation | 🔵 Facultatif | Réalisation d'un constat d'état par le prestataire avant la numérisation du document et validation de ce constat d'état. | en haut à droite dans le constat d'état. |
| En attente de numérisation | ⚪ Transitoire | Étape non gérée par NumaHOP. | |
| Réalisation d'un constat d'état après numérisation | 🔵 Facultatif | Réalisation d'un constat d'état par le prestataire suite à la numérisation du document et validation de ce constat d'état. | en haut à droite dans le constat d'état. |
| Livraison des documents numérisés | 🔴 Obligatoire | Livraison des documents numérisés sur la plateforme, suite au dépôt des fichiers sur le FTP. | Création d'une livraison et lancement de la livraison. |
| Contrôles automatiques en cours | ⚪ Automatique | Réalisation des contrôles automatiques et génération des fichiers dérivés. Récupération de la table des matières et de l'OCR si paramétré. | |
| Contrôle qualité en cours | 🔴 Obligatoire | Contrôle visuel des documents numérisés. | Réalisation du contrôle qualité. |
| Pré-rejet du document | 🔵 Facultatif | Si l'étape est activée, le premier rejet du document générera un pré-rejet à confirmer dans l'étape « Validation du rejet ». | Premier rejet du document lors du contrôle visuel. |
| Pré-validation du document | 🔵 Facultatif | Si l'étape est activée, la première validation du document générera une pré-validation à confirmer dans l'étape « Validation du document ». | Première validation du document lors du contrôle visuel. |
| Validation du rejet | 🔵 Facultatif | Validation du rejet si l'étape « Pré-rejet du document » est activée. | Rejet définitif du document. |
| Validation du document | 🔴 Obligatoire | Validation ou rejet du document lors du contrôle qualité. En cas de rejet, envoi automatique du rapport de contrôle au prestataire, puis fin du workflow pour relivraison. | Validation ou rejet du document lors du contrôle qualité. |
| Validation de la notice du document | 🔴 Obligatoire | Validation de la notice de l'unité documentaire. | en haut à droite dans la notice. |
| Rapport de contrôles pour le prestataire | ⚪ Automatique | Envoi du rapport de contrôle au prestataire. | |
| Archivage du document | 🔵 Facultatif | Envoi du document validé au CINES pour archivage. Tâche quotidienne automatisée. En cas d'erreur, l'utilisateur peut envoyer manuellement. | |
| Diffusion du document | 🔵 Facultatif | Diffusion du document validé à Internet Archive. Tâche quotidienne automatisée. En cas d'erreur, l'utilisateur peut envoyer manuellement. |
Projet de reprise de passif
Configurations préalables
Les configurations préalables doivent être réalisées par un administrateur. Elles sont identiques à celles d'un projet standard.
- Configurations d'un workflow dédié : Workflows ;
- Création des utilisateurs impliqués dans le projet : Gestion des Utilisateurs ;
- Création des groupes de workflow réunissants les différents acteurs du projet : Gestion des Groupes ;
- Configuration des contrôles : Configuration des contrôles .
L'administrateur doit s'assurer que l'affcetation de l'utilisateur à un groupe de workflow soit cohérente avec sont profil d'utilisateur Gestion des Profils .
Parametrages des projets et lots
Les parametrages des projets et lots peuvent être réalisés aussi bien par un administrateur que par un utilisateur.
Le type de lot d'un projet standard sera Numérique.
Le rattachement du lot au projet de numérisation peut se faire soit au moment de la création du lot, soit a posteriori si le projet est créé après le lot. Il est possible de redéfinir au niveau du lot les informations qui n'ont pas été ou qui ne doivent pas être hérités du projet, et nécessaires au bon déroulement du lot en question.
Si le projet le permet, il est préférable de créer le projet avant le lot, pour garantir l'héritage des informations renseignées dans le projet au niveau du lot, parmi lesquelles ont trouve les mentions du prestataire de numérisation, du workflow, du serveur de livraison, des contrôles, et des configuration de diffusion et d'archivage.
Livraison des documents numériques
- Création d'une livraison rattachée à un lot vide : Livraisons ;
- Livraison des documents numériques : Livraison ;
Pour un projet de reprise de passif, on ne rattache pas d'unités documentaire aux lots. La première étape d'un projet de reprise de passif est donc la livraison des documents, qui entraine la création des unités documentaires.
Etant donné qu'aucun document n'est présent dans le lot, il n'est pas possible de démarrer le workflow depuis le lot tant que la livraison n'aura pas été effectuée.
Etapes du workflow
Une fois la livraison effectuée, des configurations, du projet et du lots, et de l'import des unités documentaires, le workflow doit être démarrer depuis le lot.
Tant que le workflow d'un lot n'est pas démaré, il sera impossible de lui attribuer une livraison.
| Étape | Type | Description | Validation |
|---|---|---|---|
| Contrôle qualité en cours | 🔴 Obligatoire | Contrôle visuel des documents numérisés. | Réalisation du contrôle qualité. |
| Pré-rejet du document | 🔵 Facultatif | Si l'étape est activée, le premier rejet du document génère un pré-rejet à confirmer dans l'étape « Validation du rejet ». | Premier rejet du document lors du contrôle visuel. |
| Pré-validation du document | 🔵 Facultatif | Si l'étape est activée, la première validation du document génère une pré-validation à confirmer dans l'étape « Validation du document ». | Première validation du document lors du contrôle visuel. |
| Validation du rejet | 🔵 Facultatif | Validation du rejet si l'étape « Pré-rejet du document » est activée. Envoi automatique du rapport de contrôle au prestataire, puis fin du workflow pour relivraison. | Rejet définitif du document. |
| Validation du document | 🔴 Obligatoire | Validation ou rejet du document lors du contrôle qualité. En cas de rejet, envoi automatique du rapport de contrôle au prestataire, puis fin du workflow pour relivraison. | Validation ou rejet du document lors du contrôle qualité. |
| Validation de la notice du document | 🔴 Obligatoire | Validation de la notice de l'unité documentaire. | en haut à droite dans la notice. |
| Rapport de contrôles pour le prestataire | ⚪ Automatique | Envoi du rapport de contrôle au prestataire. | |
| Archivage du document | 🔵 Facultatif | Envoi du document validé au CINES pour archivage. Tâche quotidienne automatisée. En cas d'erreur, l'utilisateur peut envoyer manuellement. | |
| Diffusion du document | 🔵 Facultatif | Diffusion du document validé à Internet Archive. Tâche quotidienne automatisée. En cas d'erreur, l'utilisateur peut envoyer manuellement. |