Gestion des projets
Vous pouvez créer des trains associés aux projets et y associer des documents physiques dans le menu > Projets.
Un projet de numérisation correspond à un ensemble de documents physiques (répartis dans des lots et des trains) pouvant être numérisés par plusieurs prestataires et dans une même continuité (ayant donc une date de début et une date de fin).
Un projet doit être porté par une bibliothèque principale mais peut être
en coopération avec d’autres bibliothèques. Il est défini par un nom,
une description, une date de début et une date de fin prévue. Il est
rattaché à une bibliothèque principale portant le projet.
Le statut du projet est par défaut « Créé » et il est actif.
La configuration FTP est par défaut celle de la bibliothèque principale
mais peut être modifiée.
Le statut est mis à jour automatiquement ou manuellement en fonction de
l’avancement du projet :
Il est possible de modifier ( ), voir le détail ( ) ou effectuer d’autres actions ( ) sur un projet. Vous pouvez également mettre en attente, le projet est suspendu, aucune livraison ne pourra être effectuée. Le projet pourra reprendre, en cliquant sur Reprendre le projet dans les actions du projet Annuler le projet, toutes les étapes de workflow des unités documentaires du projet seront annulées, les lots appartenant au projet passeront au statut Annulé.
Le détail d’un projet permet de visualiser :
Créer un projet
Un projet de numérisation correspond à un ensemble de documents physiques (répartis dans des lots et des trains) pouvant être numérisés par plusieurs prestataires et dans une même continuité (ayant donc une date de début et une date de fin).
Un projet doit être porté par une bibliothèque principale mais peut être
en coopération avec d’autres bibliothèques. Il
est défini par un nom, une description, une date de début et une date de
fin prévue. Il est rattaché à une
bibliothèque principale portant le projet
Le projet est l’entité la plus haute sur NumaHOP. La hiérarchie est la suivante : Projet > Lot > Unité documentaire
Pour créer un projet, il faut tout d’abord accéder à la page « projet » via le menu de droite
Cliquer sur l’icone « + » pour créer un nouveau projet
Renseigner les champs de la fiche « Projet » :
Pour les exports choisir selon les modalités de votre établissement : export CINES, Internet archive, Omeka. A chaque fois indiquer le plan de classement et/ou la collection dans lesquelles les Unités documentaires seront versées.
A noter : Les configurations doivent avoir été créées préalablement dans le module Administration.
A la fin cliquer sur « Enregistrer ».
Le nom du nouveau projet apparaîtra dans la colonne de gauche.
Les projets multi-bibliothèques
Configurer un projet multi-bibliothèques
PrérequisL’habilitation ADMINISTRATION-LIB (Administration : visualisation inter-bibliothèque) permet l’accès à toutes les données de toutes les bibliothèques du serveur. Par défaut, cette habilitation est donnée au profil « administrateur général ».
Chaque bibliothèque autorisée à faire des projets indépendants doit avoir un espace disque dédié : la création d’une nouvelle bibliothèque doit donc être demandée à l’administrateur du serveur.
Chacune des bibliothèques partenaires dans un projet doit posséder un administrateur avec l’habilitation ADMINISTRATION-LIB.
Fonctionnement d’un projet multi-bibliothèquesPour créer un projet, se reporter à la documentation « Créer un projet ».
Lorsqu’on ajoute une bibliothèque partenaire au projet, l’ensemble des utilisateurs de la bibliothèque partenaire pourra intervenir sur le projet en fonction de leurs profils et de leurs groupes de workflow. En cas de projets multi-bibliothèques, l’administrateur de la bibliothèque partenaire doit ajouter les utilisateurs de sa bibliothèque dans les groupes de workflow de la bibliothèque principale du projet.
Lorsqu’on ajoute des intervenants d’une bibliothèque partenaire à un projet, seuls ces utilisateurs auront accès au projet en plus des utilisateurs de la bibliothèque principale du projet. Les autres utilisateurs ne voient ni ne peuvent modifier aucun des éléments des projets pour lesquels ils ne sont ni partenaires ni intervenants.
Les utilisateurs de la bibliothèque partenaire ou les utilisateurs intervenants ajoutés dans un projet multi-bibliothèques peuvent :
Note : les fichiers sont livrés sur l’espace disque dédié à la bibliothèque de la configuration du contrôle du lot.