Gestion des livraisons
Guide de livraison
Créer une livraison
Une livraison est toujours rattachée à un lot, lui-même rattaché à un projet. Un lot peut donc contenir plusieurs livraisons.
Créer une livraison : cliquer sur l’icône bibliothèque 
puis sur « Livraisons ».
Cliquer sur l’icône “+” et remplir le formulaire de livraison.
Rattacher la livraison au bon lot.
Il est très important de remplir correctement le champ “dossier de livraison” : c’est là qu’est indiqué le chemin vers le FTP pour accéder aux documents que vous souhaitez livrer.
Dans les paramétrages de NumaHOP, une partie du chemin vers le FTP est déjà enregistrée.
Dans le champ “dossier de livraison”, c’est la suite qu’il faut indiquer.
Ce chemin se trouve dans la barre supérieure du FTP.
Attention : les fichiers à livrer doivent se trouver dans un dossier nommé suivant l’identifiant du document.
Une fois les champs remplis dans NumaHOP, cliquez sur Enregistrer.
Livrer des documents
Cliquer sur le bouton “livrer” en haut à droite.
Dans un premier temps, NumaHOP va repérer tous les documents se trouvant au niveau du chemin indiqué précédemment.
Par défaut, tous les documents trouvés sont inclus dans la livraison, pour en exclure 1 ou plusieurs, cliquer sur le bouton “livrer” pour qu’il bascule en “exclure”.
La plateforme va également indiquer si elle trouve des fichiers qu’elle n’attendait pas.
Par exemple, dans cette livraison NumaHOP trouve des fichiers au format .xls, .xml et .pdf. Il est possible d’indiquer que le fichier .xml correspond au fichier METS, le .pdf au fichier PDF, et le fichier .xls à la table des matières.
Une fois la livraison lancée, il est possible de suivre son avancement.
La livraison est terminée lorsque le statut indique “A contrôler” et que l’icône permettant d’accéder au contrôle des documents est disponible sous l’onglet “Action”.
Le chargement du rapport est possible, il est notamment utile lorsque la livraison, ou certains documents de la livraison, n’ont pu aboutir.
title: Guide de dépôt sur un FTP sidebar_label: Guide de dépôt sur un FTP sidebar_position: 27
Guide de dépôt sur un FTP
Page rédigée sur le modèle du FTP utilisé par Sciences Po Paris.
Ouvrir FileZilla et se connecter au FTPNumaHOP avec les identifiants présents dans le menu Paramètres > configurations FTP
Au niveau de l’écran de gauche, se positionner sur les documents à envoyer sur le serveur FTP.
Au niveau de l’écran de droite, aller jusqu’au bon répertoire. Pour cet exemple, il s’agit du répertoire : /disk/data-sciencespo/sftp/sciencespo/sciencespo
S’il n’existe pas, créer le répertoire dans lequel déposer les documents
Attention : les documents à livrer doivent être dans un dossier portant le même identifiant.
On peut suivre le bon envoi des documents dans la partie basse de l’écran
Lorsque l’opération est terminée, la liste doit être la même sur les deux parties de l’écran.
Guide pratique créer et lancer une livraison
(numérisation interne)
Une livraison est toujours rattaché à un lot, lui-même rattaché à un projet. Un lot peut donc contenir plusieurs livraisons. Le choix du lot dépend de la nature des documents à livrer : Jean Longuet ; Archelec ; Thèses, etc.
Cliquer sur l’icône bibliothèque puis sur « Livraisons ».
Créer une livraison
Cliquer sur l’icône « + » et remplir le formulaire de livraison. Rattacher la livraison au bon lot. Il est très important de remplir correctement le champ « Dossier de livraison » : c’est là qu’est indiqué le chemin vers le (S)FTP pour accéder aux documents que vous souhaitez livrer.
Créer une livraison
Dans les paramétrages de NumaHOP, une partie du chemin vers le (S)FTP est déjà enregistré.
Créer une livraison
Ainsi, dans le champs « dossier de livraison », c’est la suite qu’il convient d’indiquer. Ce chemin se trouve dans la barre supérieure du (S)FTP :
Créer une livraison
Partie du chemin à indiquer dans « Dossier de livraison »
Partie du chemin déjà enregistrée dans NumaHOP
Attention : les fichiers à livrer doivent se trouver dans un dossier nommé suivant l'identifiant du document
Une fois les champs remplis, cliquer sur « enregistrer ».
Créer une livraison
Cliquer sur le bouton « Livrer » en haut à droite.
Créer une livraison
Dans un premier temps, NumaHOP va repérer tous les documents se trouvant au niveau du chemin indiqué précédemment. Par défaut, tous les documents trouvés sont inclus dans la livraison, pour en exclure un ou plusieurs, cliquer sur le bouton « Livrer » pour qu’il bascule sur « exclure ». La plateforme va également indiqué si elle trouve des documents qu’elle n’attendaient pas : des documents en format JPEG2000 ont été déclarés au moment de créer le lot et NumaHOP trouvent aussi dans cette livraison des .xml ou des .xsl. Il est possible d’indiquer que ces mets correspondent aux métadonnées et ces .xsl aux tables des matières.
Créer une livraison
Une fois la livraison lancée, il est possible de suivre son avancement grâce à la diode. Attention toutefois, celle-ci n’est pas forcément fiable en cours de livraison.
Créer une livraison
La livraison est terminée lorsque le statut indique « A contrôler » et que l’icône permettant d’accéder au contrôle du document est accessible sous l’onglet « Action ». Le chargement du rapport est possible, il est notamment utile lorsque la livraison ou certains documents de la livraison n’ont pas pu aboutir.